根据“三定方案”，我局负责市委、市政府召开的重要会议的服务保障工作。为进一步明确职责，规范程序，确保会议服务质量，现提出如下意见：
一、局行政处为市委、市政府召开重要会议的服务保障工作的责任处室，行政处相对固定人员负责办会工作。
二、办会人员接任务后，应明确会议服务要求和有关资金的落实情况。
三、根据会议主办单位的要求，及时准确地做好以下工作：
1、联系会议场所，并落实会场主席台、发言席、话筒、签到席、横幅、背景音乐、鲜花摆放、领导休息室等。提前半天检查各项要求的落实情况。
2、会议如需安排食宿，办会人员应了解掌握具体人数，并及时联系确定场所。
3、办会人员应在会前1小时到达会场，检查会场整体效果，确保各项准备工作到位，并督促音控师依照会议议程播放音乐。
4、办会人员应主动与主办单位和会场负责人保持密切联系，及时沟通解决有关问题。
四、会议结束后，办会人员应主动征求主办单位的意见，以总结工作，改进服务。
附件：1. 市府大楼公共会议室服务标准
2. 市府大楼公共会议室租摆花、横幅制作收费标准
二○○五年三月二十四日
附件1
市府大楼公共会议室服务标准
市府大楼公共会议室为第一会议厅、第二会议厅、第三会议厅。公共会议室的服务保障工作由市府大楼后勤服务中心承担。
一、会议室预约。
市各有关单位如需使用公共会议室开会的，应提前到后勤服务中心会议部（市府大楼0409室，电话：85250409）预约，也可登陆市级机关事务管理局网站（域名http://jgj.hz.gov.cn）网上受理栏目预约。会前，使用单位应到会议部填写会议使用通知单，明确使用时间、会场及相关要求，并将会议通知单送市委市政府保卫处。同时，会议部负责将会议通知单送设备维护中心，落实空调、水、电等有关事项，并落实会标（横幅）制作、悬挂。会场如需摆花应提前一天告知行政处，行政处做好相关准备。
二、会前服务。
1、后勤服务中心会议部在会前组织人员搞好会场卫生，整理和打扫桌面、抽屉、座椅、座套、地面、卫生间、门窗、领导休息室等，检查服务箱用品是否齐全、卫生纸和洗手液是否备好、桌椅座套是否整齐，检查音控效果，并悬挂好横幅和会标。行政处根据主办方要求落实鲜花和花卉的摆放。
2、会议部的服务人员应提前1小时到达会场，备好茶水，打开音响，播放轻音乐，同时打开安全门和照明灯及领导休息室和通道门。主席台的服务人员负责放好台上的茶杯和小毛巾，台下服务员备好茶水，做好引导工作。
3、后勤服务中心指定专人在会前对会场的准备情况进行逐项检查，主要检查鲜花摆放、横幅内容及悬挂效果，检查卫生、主席台茶具和茶叶、服务人员的着装及仪表、音响效果、室内温度、台下茶水准备量是否符合规范。征求主办方的意见，如有要求，立即改进。
三、会中服务。
1、会议服务人员在与会人员入场前应站立在会议厅门口两侧，有礼貌地向宾客点头致意，并说“早上（下午、晚上）好”或“欢迎光临”等文明用语。部分客人入座后，服务人员一一送上茶水，茶水量一般控制在8分。主席台上茶水时应遵循从左至右的原则，从宾客翼侧依次加水，原则上每15—20分钟添加茶水一次，也可根据实际情况进行调整。如会议时间较长或天气较热，会间应更换1—2次小毛巾。
2、负责音控的人员要坚守岗位，注意观察和随听音响设备运行状况。服务人员应随时观察场内人员情况，客人如有不适应及时送大楼医务室，发现异常情况及时向会议主办方和行政处办会人员报告，同时注意观察室内温度，如需调整，及时与设备维护中心联系。
四、会后服务。
1、会议结束，服务人员要及时打开通道门，站立两侧，礼貌送客，向客人微笑点头，并说“慢走、再见”。及时做好会场清理工作。发现有客人遗留物品迅速与有关单位联系。
2、第一、二、三会议厅的灯光、音控设备由设备维护中心每季检查一次，并填写检修联系单。检查结束，双方签字认可。平时发现的设备问题，后勤服务中心应及时与设备维护中心取得联系并修理。
3、每次会议服务结束后，由后勤服务中心会议部负责向使用单位征求意见并收取有关费用。
附件2
市府大楼公共会议场所租摆花、横幅制作收费标准
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会 场 |
租摆普通花 |
收费标准 |
租摆高档花 |
收费标准 |
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第二会议厅 |
主席台后放散尾葵或棕竹，主席台前放3排草花。 |
500元 |
主席台后放散尾葵或棕竹，主席台前放红掌、风莉等高档花3排。 |
1000元 |
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第三会议厅 |
主席台后放散尾葵，主席台前放3排草花。 |
400元 |
主席台后放散尾葵，主席台前放红掌、风莉等高档花3排。 |
800元 |
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备 注 |
1、主席台需放鲜花120元/盆；
2、演讲台鲜花按要求另计；第二会议厅摆花如有特别要求价格另定；
3、横幅用普通纸制作，18个字以内收取120元，每增加一个字加10元；用白干胶纸制作，每字收取成本费10元。
4、由后勤服务中心根据租摆花及横幅制作情况按标准向使用单位收取费用。 | |
